Gäste-Kommunikation mit KI verbessern – Erkenntnisse Runnr.ai Webinar

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein futuristisches Konzept mehr, sondern ein praktisches Werkzeug, das das Gastgewerbe grundlegend verändert. Gäste erwarten rund um die Uhr Antworten auf ihre Fragen, während Teams immer häufiger damit beschäftigt sind, einfache Routinefragen zu beantworten, statt sich auf das eigentliche Gästeerlebnis zu konzentrieren. Diese Herausforderungen zeigen klar: Wir müssen smarter arbeiten!

Um zu untersuchen, wie KI hier unterstützen kann, hat sich unser Head of Business Development, Wietze Bootsma, mit Michiel de Vor (Co-Founder & CEO von Runnr.ai) und Wouter van der Meer (MEER LEISURE) zusammengesetzt. Gemeinsam haben sie demonstriert, wie smarte Technologie die Gäste-Kommunikation persönlicher, schneller und effizienter machen kann. Dabei ging es nicht nur um das technische “Wie”, sondern auch um das „Warum“ – speziell für Ferienparks und Resorts.

Wir haben die wichtigsten Punkte aus dem Webinar für dich zusammengefasst.

• KI ist mehr als ein Hype – sie ist ein Tool, um smarter zu arbeiten
  KI wird vielerorts diskutiert und ausgiebig getestet. Gerade in der Gäste-Kommunikation bringt das sofort spürbare Vorteile: weniger manuelle Arbeit, schnellere Antworten für Gäste und mehr Ruhe für dein Team.
  
  Bei der Einführung solcher Tools geht es um mehr, als nur einem Trend zu folgen – es geht darum, dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Wie Michiel sagte: „Die Welt dreht sich weiter, und vieles kann einfacher sein. Es ist wichtig, dafür offen zu bleiben.“
  
  Der Erfolg hängt jedoch von der Bereitschaft zur Anpassung ab. Man kann nicht einfach ein Tool installieren und Wunder erwarten.Die Haltung ist genauso wichtig wie die Technologie. Wie Wouter betonte: „Software ist fantastisch, aber man muss sie annehmen. Und wenn man das tut, kann man unglaublich viel daraus herausholen.“

• Gastgewerbe ist prädestiniert für KI
  Im Gastgewerbe ist die “Guest Journey” klar definiert: von der Buchung bis zur Abreise. Die Fragen lassen sich in jeder Phase leicht vorhersagen. Zum Beispiel: „Ab wann kann ich einchecken?“, „Hat meine Unterkunft eine Spülmaschine?“ oder „Wann schließt das Schwimmbad?“
  
  Wouter erklärte, dass Gästeanfragen zwar aus verschiedenen Quellen kommt, der Inhalt aber oft derselbe ist. Er teilte eine aussagekräftige Statistik von Resort Valley:
  
  „70 % der Gäste-Kommunikation besteht aus Routinefragen zu Bettwäsche, Parkplätzen usw. Diese Fragen kann man ganz einfach automatisieren.“
  
  Weil Fragen rund um den Urlaub oft ziemlich unkompliziert sind, wissen wir ungefähr, was die Gäste wissen wollen. Deshalb macht es diesen Bereich ideal für KI-Unterstützung.
  
  

• Kein „dummer Chatbot“, sondern relevante Antworten im richtigen Kontext
  Statt eines generischen Chatbots, der nur vage Antworten gibt, arbeitet die KI von Runnr.ai mit dem Kontext der Buchung: Wer ist der Gast, wann reist er an, wo wohnt er? Im Webinar erklärte Michiel, dass genau dieser Kontext der entscheidende Unterschied ist – und warum moderne Technologie nicht mehr die Frustration früherer Chatbots auslöst:
  
  „Alles vor ChatGPT fühlte sich steif an; es gab eine vorgefertigte Antwort basierend auf dem Thema, bei dem es denkt, dass du dazu eine Frage hast. Seit ChatGPT ist das vorbei. Das Sprachmodell formuliert die Antwort wirklich anhand der Informationen, die du ihm gibst. Es fühlt sich viel mehr an wie ein normales Gespräch mit einem echten Mitarbeitenden.“

• Weniger repetitive Aufgaben, mehr Zeit für Gäste
  Mitarbeitende in Ferienparks verbringen viel Zeit damit, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten. KI kann diese Standardfragen übernehmen und schafft so mehr Raum für persönlichen Kontakt, das Management von Ausnahmen und echte Gastfreundschaft.
  
  Laut Wouter geht es dabei nicht darum, Personal abzubauen, sondern den Fokus zu verlagern: weg von arbeitsintensiver Routine hin zu qualitativer Aufmerksamkeit. Durch die Automatisierung der Basics kann das Rezeptionsteam proaktiv auf Gäste zugehen und fragen, wie der Check-in verlaufen ist, anstatt nur hinter dem Tresen zu warten. Das macht die Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer und abwechslungsreicher für dein Team.
  
  

• Jederzeit und überall erreichbar sein
  Gäste stellen ihre Fragen gern dann, wenn es für sie passt – oft spät abends, gemütlich vom Sofa aus. Mit KI kannst du rund um die Uhr erreichbar sein, während deine Mitarbeitenden ganz normal zu ihren regulären Arbeitszeiten arbeiten.
  
  Ein perfektes Beispiel dafür ist die Instandhaltung. Gäste melden eine Störung, die KI fragt gezielt nach Details und entscheidet, ob das Problem bis morgen warten kann oder ob sofort eine Notfallnummer angezeigt werden sollte. So bekommen Gäste direkt eine Antwort – und dein Team wird nur dann gestört, wenn es absolut notwendig ist.

• Proaktive Kommunikation während des gesamten Aufenthalts
  Runnr.ai verschickt automatisch kurze, proaktive Nachrichten zu passenden Zeitpunkten entlang der Guest Journey – um praktische Infos zu teilen, Erwartungen zu bestätigen oder während des Aufenthalts einen Tipp zu geben. So bist du den Fragen deiner Gäste immer einen Schritt voraus, der Kontakt wirkt ganz natürlich, und KI-gestützte Gäste-Kommunikation wird zu einem durchgängigen Dialog statt nur zu isolierten Antworten.

94 % der Gäste melden Runnr.ai zurück, dass der Service ihren Aufenthalt angenehmer gemacht hat. Und als Ferienpark-Betreiber ist die Gästezufriedenheit das oberste Ziel. Genau darum geht es bei der Technologie am Ende: smarter Service, glücklichere Gäste. Wie Wietze zum Schluss sagte, geht es nicht nur um Effizienz, sondern darum, “Reibungspunkte” zu reduzieren:

„Mit smarter Automatisierung und KI kannst du Nebensachen lösen, bei denen Menschen sich sonst schnell frustrieren – zum Beispiel, wenn sie eine Nacht auf eine Antwort warten müssen, keine Hilfe bekommen oder nicht wissen, über welche Kanäle sie sich melden sollen. Das macht es tatsächlich viel gastorientierter und gastfreundlicher.“

Möchtest du genau sehen, wie KI konkrete Gästefragen wie „Darf ich meinen Hund mitbringen?“ oder „Ich hätte gern extra Handtücher“ in Echtzeit beantwortet? Schau dir das komplette Webinar an und sieh dir die Live-Demo an.