So machen Sie Abrechnungen mit Eigentümern einfach und fehlerfrei

Jeden Monat das gleiche Dilemma: die Abrechnungen mit den Eigentümern. Erkennbar? Für viele Ferienparks und Vermietungsorganisationen bleibt es eine schwierige Aufgabe. Und das ist schade, denn in den meisten Fällen ist die Komplexität selbst verursacht. Wenn man abweichende Vereinbarungen trifft, verliert man den Überblick und erzeugt unnötigen Stress. Mein Rat? Machen Sie es einfach. Für Sie selbst und für Ihre Eigentümer. Denn Transparenz ist der Schlüssel zum Vertrauen.

Was genau ist ein Vergleich?

Bei einer Abrechnung mit einem Eigentümer geht es im Wesentlichen um eines: die Zahlung der erzielten Miete, abzüglich der vereinbarten Provision. Dies kann pro Unterkunft oder pro Gruppe (Pool) erfolgen.

Klingt einfach? In der Praxis stellt sich oft das Gegenteil heraus. Nachstehend sehen Sie einige der Variablen, die bei einer Abrechnung auftreten können. Bereit für die Liste?

• Rechnen Sie nach Reservierung, Monat, Quartal oder Jahr ab?
• Wann berechnen Sie die Einnahmen? Vor der Ankunft? Basierend auf dem Abreisedatum? Oder mit einer Überlappung von Monaten?
• Werden Kosten wie Haustiere oder Reinigung auf den Eigentümer umgelegt? Und wenn ja: zu 100 % oder zu einem bestimmten Prozentsatz?
• Begleichen Sie ausstehende Eigentümerrechnungen vor der Auszahlung?
• Verwenden Sie unterschiedliche Provisionssätze je nach Saison, Aufenthaltsdauer oder Buchungskanal?
• Machen Sie Poolabrechnungen mit unterschiedlichen Werten pro Tag oder pro Zeitraum?
  
  

Und das ist nur der Anfang. Alles kann vereinbart werden, aber wollen Sie das auch? Wenn Ihre 50 Eigentümer alle unterschiedlich abrechnen, weil Hans ein bisschen besser verhandelt hat als Karin, schaffen Sie sich eine wöchentliche Vollzeitaufgabe: Abrechnungen machen.

So viele Menschen, so viele Wünsche - aber halten Sie es praktikabel

Natürlich wollen Sie manchmal Anpassungen anbieten. Nur das kleine Extra, um den einen Besitzer zu gewinnen. Kommerziell verständlich. Operativ gesehen? Nicht ideal.

Entscheiden Sie sich für eine klare Struktur. Es steht Ihnen frei, verschiedene Provisionsvereinbarungen zu verwenden, aber bauen Sie Ihr System auf diesen drei Grundsätzen auf:

1. Gleiche Zeiträume
   Sorgen Sie dafür, dass alle Abrechnungen zu festen Zeiten erfolgen. Fängt ein neuer Eigentümer am 22. an? Dann machen Sie zunächst eine kurze Abrechnung bis zum Monatsende, damit er danach mit dem Rest ordentlich läuft.
   
   
2. Konsistente Einstellungen
   Rechnen Sie die Kosten für Haustiere mit dem Eigentümer ab? Dann machen Sie dies für alle Eigentümer in der gleichen Gruppe. Auf diese Weise vermeiden Sie Chaos.
   
   
3. Logische Gruppierung
   Gruppieren Sie die Besitzer nach folgenden Kriterien:
   
   
   • Art der Unterkunft (Standard, Deluxe, etc.)
   • Größe oder Typ (2-Bett-Studio vs. 8-Bett-Villa)
   • Einrichtungen (z. B. Wellness oder kürzlich renoviert)
   • Art des Eigentümers (z. B. Renditevereinbarung oder prozentuale Provision)
     
     

Und das Wichtigste: Sie legen die Regeln fest. So bleiben sie sowohl für Sie als auch für Ihre Eigentümer klar.

Transparenz = Vertrauen

Eine einfache, klare Vereinbarung schafft Sicherheit. Nicht nur für Sie, sondern auch für den Eigentümer. Keine Überraschungen, weniger Fragen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Da die Eigentümer vollen Einblick in ihre Abrechnungen und deren Berechnungen haben, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Alarm schlagen. Und wenn ihnen doch etwas auffällt - etwa ein falscher Mehrwertsteuerprozentsatz - helfen Sie sich gegenseitig aus. Wenn Sie korrigieren, haben sie mehr Vertrauen in Sie.

Lassen Sie das System die Arbeit machen

Abrechnungskonten in Excel? Eigene Formeln aufbewahren? Manuelle Berechnungen in Ihrem Finanzpaket? Das war in der Vergangenheit. Heute arbeiten Sie mit einem System, das Ihnen die Arbeit abnimmt.

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Buchungsdaten und Mieteinnahmen an der gleichen Stelle befinden, an der Sie auch die Abrechnungen erstellen. Lassen Sie das System automatisch auf der Grundlage Ihrer Einstellungen berechnen, stichprobenartig prüfen und mit einem einzigen Klick versenden. Das spart Zeit und Fehler.

Und es ändert sich etwas an einer bereits abgerechneten Reservierung? Dann möchten Sie automatisch benachrichtigt werden. So können Sie korrigieren und flexibel auf Änderungen reagieren. Das nenne ich Transparenz.

Bereit für Einfachheit?

Sie wollen die monatlichen Abrechnungszweifel loswerden? Dann ist es Zeit für Struktur. Wollen Sie über Ihr Abrechnungsmodell streiten? Dann werde ich Ihnen das natürlich nicht in Rechnung stellen.

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