En tant que gestionnaire ou propriétaire de parc, vous savez à quel point il est difficile que tout fonctionne parfaitement et sans encombre. Vous devez gérer des pénuries de personnel, la hausse des coûts, des attentes clients toujours plus élevées et une liste de tâches quotidiennes qui n’en finit plus de s’allonger. Des réservations à la planification du ménage, de la communication à la gestion des canaux : tout doit être bien géré, dans les temps et sans erreur.
Et l’autre défi, le plus difficile peut-être…tout faire avec des outils séparés, des systèmes obsolètes ou des fichiers Excel. Rien n’est facilité ou automatisé et vous devez faire beaucoup de travail manuellement. Cela prend plus de temps, c’est chronophage, fastidieux et source d’erreurs.
Ce dont vous auriez besoin, c’est de clarté et de sérénité pour travailler efficacement pour gagner du temps tout en faisant un travail de meilleure qualité.
C’est précisément ce qu’apporte un système de gestion tout-en-un (PMS). Vous pouvez tout gérer d’un seul et même endroit. Une plateforme unique où les réservations, la communication, la planification et les rapports sont centralisés et synchronisés. Vous évitez ainsi les erreurs, vous gagnez du temps et vous pouvez consacrer plus d’attention à vos clients.
Dans cet article, découvrez cinq éléments essentiels que vous apporte un logiciel de gestion pour simplifier votre travail et améliorer vos performances.
Une réservation arrive via une OTA (comme Booking ou Airbnb) pendant qu’au même moment quelqu’un appelle pour réserver le même hébergement. Vous avez là une double réservation. Cela crée la panique à la réception et vous avez un client mécontent au téléphone. Vous devez comprendre pourquoi il y a une double réservation et trouver une solution, si c’est encore possible, pour votre client lésé.
Avec un PMS tout-en-un, ces situations disparaissent. Tout est relié : réservations, disponibilités, paiements et communication interne. Dès qu’une réservation arrive, via votre site web, une OTA ou par téléphone, votre planning est mis à jour immédiatement. Plus de saisie manuelle. Plus de systèmes déconnectés qui ne communiquent pas entre eux.
Même en interne, tout devient plus fluide. L’équipe ménage peut signaler immédiatement qu’un hébergement est prêt, et la réception sait que le client suivant peut arriver. Tout le monde travaille avec les mêmes informations, en temps réel.
Résultat : moins d’erreurs, moins de frustration et plus de temps gagné.
Les clients attendent de plus en plus une expérience personnalisée. Une confirmation pour l’hébergement, une autre pour le restaurant, puis encore une autre pour réserver une activité ? Cela paraît désorganisé et impersonnel.
Avec un PMS tout-en-un, tout est regroupé. Votre client peut tout gérer facilement : son hébergement, ses extras, ses activités et souscrire à des options supplémentaires s’il le souhaite.
Et vous, vous obtenez un aperçu complet de votre client, vous savez tout sur son séjour et vous pouvez adapter votre suivi pour lui offrir la meilleure expérience possible. Message de bienvenue personnalisé, rappel automatique pour le dîner qu’il a réservé, ou suggestion intelligente pour commander un petit-déjeuner : tout se fait sans charge supplémentaire pour votre équipe. Le PMS s’occupe de tout.
Un client qui se sent estimé et reconnu revient plus facilement et en parle autour de lui.
Offrir une bonne expérience à vos clients vous permet de les fidéliser et de bénéficier de leur recommandation. Le bouche-à-oreille est précieux pour obtenir de nouveaux clients à l’avenir !
Le personnel est rare, le temps est précieux et chaque tâche supplémentaire coûte de l’argent. Utiliser un seul système de gestion plutôt que plusieurs outils séparés génère des économies immédiates : moins de licences à acheter, moins de maintenance à réaliser et/ou à payer, moins de tâches manuelles et répétitives à effectuer.
La véritable économie est dans le temps gagné par votre équipe. Moins d’administration signifie plus d’attention pour vos clients. Et cela se reflète dans leur expérience… et dans vos résultats.
Franziska Salzmann, manager chez Wildwood Camping, le constate chaque jour :
« BEX PMS nous a impressionnés par son back-office intuitif. Cela simplifie énormément le travail de nos réceptionnistes. »
Gijs Meerding, propriétaire de Welcome.in, voit la différence :
« Le PMS et le CMS fonctionnent parfaitement ensemble. Nous avons fait un grand pas en avant et travaillons beaucoup plus efficacement. »
Avec un système de gestion tout-en-un, vous travaillez plus intelligemment et plus efficacement. Les bénéfices d’un PMS se ressentent sur le terrain comme dans vos chiffres.
Quel sera votre taux d’occupation le mois prochain ? Quels canaux rapportent vraiment le plus de réservations ? Et comment performe l’offre que vous avez lancée le mois dernier ? Si vous utilisez plusieurs systèmes ou fichiers Excel, il faut du temps pour obtenir ces informations. Et si vous parvenez à les trouver, bien souvent, il est déjà trop tard pour agir.
Avec un PMS tout-en-un, vous avez un tableau de bord et accès à des rapports : taux d’occupation, chiffre d’affaires, performance par canal ou par équipe… Tout est clair. Vous avez même des tableaux de bord en temps réel. Fini le travail manuel et les recherches interminables de statistiques approximatives.
Vous voyez ainsi à temps où se trouvent les opportunités ou les problèmes. Vous ne naviguez plus à vue et vous pouvez prendre les bonnes décisions, en temps et en heure. Votre entreprise devient plus agile et saura s’adapter aux changements et tendances.
Mettre à jour manuellement vos disponibilités et tarifs sur plusieurs OTA n’est pas seulement chronophage : c’est risqué. Une erreur et vous vous retrouvez avec une double réservation, ou un mauvais tarif en ligne.
Avec un PMS tout-en-un, tout est synchronisé automatiquement. Vos disponibilités et vos tarifs sont immédiatement mis à jour sur toutes les plateformes connectées. Une modification dans votre planning ou sur vos prix ? Elle est appliquée partout, sans action manuelle supplémentaire.
Vous pouvez aussi plus facilement utiliser des tarifs dynamiques, adaptés automatiquement selon le nombre de demandes de réservations potentielles et votre taux d’occupation.
Un logiciel de gestion tout-en-un vous permet de garder le contrôle sur vos planning et tarifs sans y passer des heures et en évitant les erreurs. Vous bénéficiez également d’options intelligentes qui vous permettent de maximiser vos réservations et votre chiffre d’affaires (comme la tarification dynamique).
Prêt à travailler plus intelligemment et plus efficacement ?
Travailler avec des outils séparés vous demande du temps et de l’énergie et coûte de l’argent. Alors que ça pourrait être beaucoup plus simple. Avec un PMS tout-en-un, vous regroupez tout ce dont vous avez besoin au même endroit, de la gestion des réservations à l’analyse des statistiques. Cela simplifie la gestion quotidienne, apporte de la sérénité à vos équipes et à votre entreprise. Vous gagnez en agilité et en performance.
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