Découvrez comment, grâce à Booking Experts, Wildwood Camping automatise ses processus, réduit les frais de réservation et fidélise ses clients réguliers - et ce en pleine saison touristique.
Nous sommes allés visiter le Wildwood Camping près de Lunebourg et nous en avons profité pour rencontrer Franziska Salzmann, la directrice du camp.
Découvrez comment l'entreprise a réussi à se développer en misant notamment sur le digital.
En 2023, Wildwood Camping a repris un camping idyllique dans la lande de Lunebourg. Une reprise marquée par l’envie de créer une "nouvelle génération de camping" avec un concept frais et moderne et une vision claire. "Nous repensons le camping en combinant le camping sauvage avec le confort moderne d’un hébergement chaleureux", explique Franziska, la directrice du camping.
Un concept moderne nécessite toutefois une mise en œuvre contemporaine. Après le rachat, Wildwood Camping a directement commencé à digitaliser ses processus. À commencer par la mise en place d’un système de réservation qui permet de faire des réservations en ligne directement via le site web.
Les défis et le passage à Booking Experts
Au bout d'un an seulement, Wildwood camping continuait à bien se développer il s'est avéré que l'ancien système de réservation commençait à montrer ses limites pour accompagner la croissance du camping. Les processus étaient trop lents et la flexibilité trop faible. Wildwood Camping a de grands projets et ouvrira deux autres sites dans le Harz et sur l'île de Rügen au printemps 2025. L'administration de Wildwood Camping est basée à Hambourg. Ils avaient donc besoin d'un système de réservation basé sur le cloud, multi-produits et évolutif - tout en étant capable de gérer facilement des tâches complexes comme la gestion centralisée de la disponibilité et des prix pour plusieurs sites. C'est précisément là que Booking Experts est entré en jeu.
Franziska explique : "Nous voulons nous développer en permanence et nous avions besoin d'un partenaire qui nous accompagne dans notre développement sur la partie technique et digitale. Booking Experts nous a semblé être un système de réservation très dynamique, qui poursuit des valeurs similaires aux nôtres".
L'un des grands avantages de Booking Experts était l'App Store de BEX, qui offre une multitude d'interfaces. Par exemple, le système de barrières déjà existant de schranken.de a pu être intégré de manière transparente. Le système envoie automatiquement aux clients une demande de transmission de leur plaque d'immatriculation avant leur arrivée, ce qui leur permet de se rendre directement sur leur emplacement à leur arrivée - tout en s'enregistrant dans le système.
Une transition en douceur vers l'automatisation
La direction a décidé de passer le plus rapidement possible à Booking Experts et a franchi le pas de la numérisation et de l'automatisation en utilisant le PMS de BEX.
"Tout ce que l'on peut optimiser, simplifier, faciliter dans nos processus de travail, surtout pour nos équipes, nous permet de nous concentrer sur ce qui nous semble essentiel : le contact avec nos clients", raconte Franziska.
Malgré la haute saison et les activités quotidiennes en cours, le changement a été effectué - un défi que l'équipe a relevé grâce à la check-list d'embarquement pratique de Booking Experts. "Grâce à la check-list, nous avons pu mettre en place le nouveau système parallèlement aux activités quotidiennes et effectuer toutes les étapes de manière autonome, à distance et selon le timing que nous nous étions fixés".
Comment Wildwood Camping profite de Booking Experts
L'accent a d'abord été mis sur la possibilité de réserver en ligne, et Wildwood Camping bénéficie désormais du BEX IBE, qui offre un parcours de réservation intuitif. "Nous recevons nettement moins d'appels ou de demandes de précisions. Le parcours de réservation est tellement explicite que nos voyageurs comprennent directement notre offre. Nous devons fournir beaucoup moins d'assistance".
Malgré l'automatisation, le contact personnel avec les vacanciers reste une priorité. "Nous ne voulons pas devenir un camping anonyme et impersonnel. Notre équipe reste disponible à la réception pour répondre aux questions et donner des conseils. Nous continuons à surprendre nos clients par de petits gestes, comme par exemple des notes écrites à la main sur des sachets de petits pains", explique Franziska.
Et le fait que cela soit bien perçu par les clients du camping peut être constaté dans le BEX PMS à partir des formulaires d'évaluation. "Tous nos hôtes reçoivent automatiquement le formulaire par e-mail après leur départ. Nous recevons beaucoup de commentaires et de conseils sur ce que nous pouvons encore améliorer afin d'augmenter la satisfaction de nos prochains voyageurs. C'est un outil très important pour nous", explique Franziska.
Les premières mesures d'automatisation ont été mises en œuvre, mais que va-t-il se passer ensuite ? "Pendant la basse saison, nous voulons mettre en œuvre le module To-do, c'est-à-dire les listes de tâches, afin de pouvoir travailler encore plus efficacement pour la prochaine haute saison et nous concentrer sur ce qui fait notre force : offrir le meilleur accueil possible et un service de qualité".
Grâce aux solutions d'automatisation de Booking Experts, beaucoup de choses fonctionnent désormais automatiquement au Wildwood Camping : de la commande automatique des barrières à la gestion numérique des données des hôtes. L'équipe gagne ainsi du temps et peut se concentrer sur le suivi personnel des hôtes - un avantage décisif en haute saison.
"Nous recommandons Booking Experts sans hésiter, car le passage de l'ancien système de réservation au nouveau s'est déroulé sans aucun problème et l'utilisation du back-office est si intuitive que même les nouveaux collaborateurs sont très vite opérationnels et peuvent utiliser directement le système".
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