In der Hochsaison ist die Rezeption im Dauerstress. Neue Mitarbeiter haben kaum Einarbeitungszeit und Gäste viele Fragen. Mit automatisierten E-Mails kannst du diesen Druck reduzieren. Deine Gäste bekommen nämlich schon vor der Anreise Antworten auf ihre Fragen, während dein Team mehr Zeit für persönlichen Service hat.
Eine automatische E-Mail ist eine personalisierte Nachricht, die du auf Basis von Filtern verschickst, die du selbst einstellst. So entscheidest du selbst, ob du eher allgemein oder sehr spezifisch kommunizieren möchtest. Mit diesen 3 Tipps holst du das Maximum raus.
Eine gut geplante Pre-Arrival-Mail verhindert viele Rückfragen an der Rezeption.
Gäste möchten vor ihrer Anreise oft wissen:
Wenn du solche Informationen frühzeitig teilst, sparst du dir viele Anrufe und E-Mails. Gleichzeitig gibst du deinen Gästen ein gutes Gefühl, weil sie genau wissen, was sie erwartet.
Besonders hilfreich sind außerdem:
💡 Tipp: Richte automatische E-Mails in mehreren Sprachen ein – meist mindestens auf Englisch und Niederländisch. Internationale Gäste fühlen sich dadurch direkt willkommen und finden sich schneller zurecht.
Automatische E-Mails sind nicht nur praktisch, sondern auch ein wertvolles Marketinginstrument. Sie helfen dir dabei, deine Reichweite zu vergrößern und die Vorfreude auf den Aufenthalt zu steigern.
Nutze E-Mails, um Gäste auf deine Social-Media-Kanäle aufmerksam zu machen:
Hole auch dein Animationsteam oder deine Mitarbeiter mit ins Boot. Ein kurzes TikTok von der Wasserrutsche, ein Blick hinter die Kulissen oder ein Instagram-Takeover vom Animationsteam sorgt für Nähe und macht Lust auf den Urlaub.
Wichtig ist vor allem der richtige Zeitpunkt. Schicke zum Beispiel etwa einen Monat nach der Buchung eine E-Mail mit deinen Social-Media-Kanälen an Familien mit Kindern. In dieser Phase steigt die Vorfreude besonders stark.
Ergänze die Mail zusätzlich mit Tipps für Ausflüge in der Region. So zeigst du Gästen, wie viel es in der Umgebung zu entdecken gibt – vom Tierpark über Fahrradrouten bis hin zu Restaurants, Spielplätzen oder Veranstaltungen.
Dadurch entsteht schon vor der Anreise ein positives Urlaubsgefühl.
Automatische E-Mails eignen sich ideal, um Zusatzleistungen sichtbar zu machen und direkt buchbar anzubieten.
Mit einem klaren Button in der E-Mail können Gäste unkompliziert Extras hinzufügen, zum Beispiel:
Je einfacher die Buchung, desto häufiger wird sie genutzt.
Ist dein Restaurant ausgebucht? Biete einfach Lieferoptionen an. Eine einfache Pizza- oder Pommes-Option in einer automatischen E-Mail sorgt für Bequemlichkeit und für extra Umsatz bei dir.
Wichtig dabei: Halte die Angebote übersichtlich. Zu viele Optionen können schnell überfordern. Wenige, gut platzierte Extras funktionieren oft besser als lange Listen.
In Booking Experts kannst du automatische E-Mails ganz einfach nach deinen Wünschen einrichten. Du entscheidest selbst, welche Inhalte verschickt werden, wann die Nachrichten versendet werden und welche Zielgruppen sie erhalten.
Möchtest du mehr Tipps oder Unterstützung bei der Einrichtung? Melde dich gern, wir helfen dir jederzeit weiter.