In het hoogseizoen staat de receptie vaak onder druk. Nieuwe medewerkers hebben weinig inwerktijd en gasten hebben veel vragen. Met automatische e-mails kun je die druk verlagen. Je geeft gasten namelijk al vóór aankomst antwoord op hun vragen, terwijl je team tijd overhoudt voor persoonlijke service.
Een automatische e-mail is een gepersonaliseerd bericht dat je verstuurt op basis van filters die je zelf instelt. Zo bepaal je precies hoe breed of specifiek je wilt communiceren. Met deze 3 tips haal je er het meeste uit.
Een pre-arrival mail voorkomt veel vragen aan de balie.
Door dit soort info vooraf te delen, voorkom je telefoontjes en e-mails. Gasten waarderen de duidelijkheid én je team heeft meer rust.
💡 Tip: stel automatische e-mails in in meerdere talen (vaak Nederlands, Duits en Engels) zodat internationale gasten zich net zo welkom voelen.
Automatische e-mails zijn niet alleen praktisch, maar ook commercieel interessant. Gebruik ze om je bereik te vergroten:
Kies het juiste moment: stuur bijvoorbeeld een maand na de boeking een mail met socials naar gezinnen met kinderen. Zo begint de voorpret en groeit je bereik. Voeg ook tips voor regionale activiteiten toe, zodat gasten ontdekken hoe leuk een vakantie in eigen land kan zijn.
Met automatische e-mails kun je eenvoudig extra omzet genereren via upselling. Plaats een button in de mail waarmee gasten direct extra’s kunnen bijboeken, zoals:
Is je restaurant vol? Bied bezorgmaaltijden aan. Een simpele pizza- of frietoptie in een automatische mail zorgt voor gemak bij de gast én extra omzet voor jou.
In Booking Experts stel je automatische e-mails eenvoudig en volledig naar wens in. Wil je meer tips of hulp bij het instellen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.