Automatische e-mails: 3 tips om tijd te besparen en de gastbeleving te verbeteren

In het hoogseizoen staat de receptie vaak onder druk. Nieuwe medewerkers hebben weinig inwerktijd en gasten hebben veel vragen. Met automatische e-mails kun je die druk verlagen. Je geeft gasten namelijk al vóór aankomst antwoord op hun vragen, terwijl je team tijd overhoudt voor persoonlijke service.

Een automatische e-mail is een gepersonaliseerd bericht dat je verstuurt op basis van filters die je zelf instelt. Zo bepaal je precies hoe breed of specifiek je wilt communiceren. Met deze 3 tips haal je er het meeste uit.

1. Communiceer proactief

Een pre-arrival mail voorkomt veel vragen aan de balie.

• Kunnen gasten hun kenteken alvast doorgeven?
• Heeft het restaurant een nieuwe menukaart en is reserveren slim?
• Zijn er wegwerkzaamheden rondom je park?
  
  

Door dit soort info vooraf te delen, voorkom je telefoontjes en e-mails. Gasten waarderen de duidelijkheid én je team heeft meer rust.

💡 Tip: stel automatische e-mails in in meerdere talen (vaak Nederlands, Duits en Engels) zodat internationale gasten zich net zo welkom voelen.

2. Promoot je kanalen en community

Automatische e-mails zijn niet alleen praktisch, maar ook commercieel interessant. Gebruik ze om je bereik te vergroten:

• Facebook is populair bij ouders.
• Instagram en TikTok zijn ideaal om jongeren en gezinnen te bereiken.
• Betrek je animatieteam bij creatieve content, zoals een TikTok over de waterglijbaan of een Instagram take-over.
  
  

Kies het juiste moment: stuur bijvoorbeeld een maand na de boeking een mail met socials naar gezinnen met kinderen. Zo begint de voorpret en groeit je bereik. Voeg ook tips voor regionale activiteiten toe, zodat gasten ontdekken hoe leuk een vakantie in eigen land kan zijn.

3. Verhoog je omzet met upselling

Met automatische e-mails kun je eenvoudig extra omzet genereren via upselling. Plaats een button in de mail waarmee gasten direct extra’s kunnen bijboeken, zoals:

• Opgemaakte bedden bij aankomst
• Dagelijks verse broodjes
• Fietsverhuur
  
  

Is je restaurant vol? Bied bezorgmaaltijden aan. Een simpele pizza- of frietoptie in een automatische mail zorgt voor gemak bij de gast én extra omzet voor jou.

Aan de slag met automatische e-mails?

In Booking Experts stel je automatische e-mails eenvoudig en volledig naar wens in. Wil je meer tips of hulp bij het instellen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.