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Gérer efficacement les propriétaires représente un véritable défi pour de nombreux opérateurs dans le tourisme.. Pourtant, en instaurant un environnement structuré, transparent et intelligent, vous pouvez gagner un temps précieux et réduire les efforts déployés au quotidien. Iris, notre Customer Success Specialist, vous accompagne et partage avec vous 4 conseils pratiques pour fluidifier la communication avec les propriétaires et instaurer une relation de confiance durable.
1. Communiquer efficacement grâce aux messages de réception
Grâce aux messages de réception de Booking Experts, la communication avec les propriétaires devient claire et fluide. Plus besoin de s’encombrer d’e-mails ou d’appels téléphoniques séparés : tout est centralisé au même endroit. Vous avez quelque chose à signaler – une nouvelle réservation, une maintenance prévue ou une question concernant une pro-forma ? Les messages de réception vous permettent d’informer les propriétaires rapidement, clairement et de manière professionnelle, sans effort.
Mais c’est la flexibilité des messages de réception qui fait toute la différence. Lors de l’envoi, vous disposez de trois options pratiques : vous pouvez adresser un message à tous les propriétaires actifs, à certains propriétaires spécifiques, ou utiliser des tags pour cibler des groupes bien définis. Les tags sont un moyen intelligent de filtrer les propriétaires en fonction de leurs caractéristiques ou de leurs accords. Par exemple, distinguez les investisseurs des propriétaires occupants, ou sélectionnez uniquement les propriétaires ayant souscrit à un service spécifique.
Notez que si vous sélectionnez plusieurs tags, il s’agit d’un filtre strict : le propriétaire doit répondre à tous les critères choisis. Il ne s’agit donc pas d’une logique "et/ou", mais bien d’une logique "et, et". En utilisant judicieusement les tags, vous garantissez une communication ciblée, pertinente et efficace – pour un gain de temps notable et des propriétaires satisfaits.
2. Le portail des propriétaires : la transparence selon vos conditions
Que souhaitez-vous partager avec vos propriétaires ? C’est la grande question à se poser lors de la mise en place du portail des propriétaires. L’avantage, c’est que vous gardez le contrôle total sur les informations visibles. En travaillant avec des profils, vous définissez précisément quelles données sont accessibles à chaque groupe de propriétaires. Résultat : une communication plus ciblée, plus pertinente, et surtout plus intelligente.
Prenons l’exemple des investisseurs. Pour eux, il est essentiel d’avoir un aperçu clair de leurs revenus locatifs, tandis que les données relatives aux visiteurs leur sont souvent peu utiles. À l’inverse, les propriétaires occupants, qui utilisent eux-mêmes leur logement, s’intéressent davantage à savoir qui séjourne dans leur bien. Certains préfèrent même gérer directement la communication avec leurs hôtes, et souhaitent être informés de leur arrivée.
Une fois que vous avez défini les informations à partager, il vous suffit de les configurer via les profils. Vous voulez vérifier que tout est bien en ordre ? Il vous suffit de prendre temporairement le rôle d’un propriétaire pour visualiser le portail tel qu’il le voit. Idéal pour s’assurer que tout est clair et conforme à vos attentes. Cette vérification se fait simplement via la fiche du propriétaire (voir ci-dessous). En quelques clics, vous avez la certitude que chacun accède aux bonnes informations – de manière transparente, claire et personnalisée.
3. Informez vos propriétaires sans effort
Grâce au portail des propriétaires, vous pouvez non seulement offrir de la transparence, mais aussi mettre en place des notifications automatiques. Pensez aux mises à jour sur les nouvelles réservations, les annulations ou les changements. C'est simple : les notifications sont activées ou désactivées, selon les souhaits du propriétaire. Le droit "Le propriétaire peut consulter les réservations" est-il activé ? Le propriétaire décide alors s'il souhaite recevoir des notifications.
Ainsi, les propriétaires sont toujours au courant de ce qui se passe, sans avoir à se connecter en permanence. Cela vous permet de gagner un temps crucial en tant qu'organisation !
4. Ajouter des documents à l'environnement des propriétaires
Une fonction pratique mais souvent oubliée : l'ajout de documents à l'environnement du propriétaire ! Qu'il s'agisse de contrats, d'accords ou de fichiers PDF importants, vous pouvez facilement rassembler tous les documents numériques en un seul endroit. C'est très clair et vous n'avez pas à vous préoccuper de documents séparés.
Ce qui est génial, c'est que vous décidez pour chaque document si le propriétaire peut le consulter ou non. Par défaut, les documents sont privés, mais vous souhaitez partager quelque chose ? Il vous suffit de cliquer sur les trois points situés derrière le document et de choisir Partager avec le propriétaire. De cette façon, vous parlerez toujours des mêmes documents et il y aura moins de confusion lorsque vous communiquerez avec les propriétaires !
Intéressant ? Lisez aussi la partie 2 : Créer des déclarations
Manon
