Comment procéder à des règlements en toute sérénité avec Booking Experts : 4 conseils essentiels

Les règlements sont un élément important d'une administration financière transparente et de bonnes relations avec les propriétaires. Pour que ce processus se déroule sans heurts, nous vous présentons dans ce blog quatre conseils pratiques qui vous aideront à travailler efficacement et sans erreurs.

Veiller à ce que les données soient à jour lors de la préparation des règlements

Lors de la préparation des règlements, il est important que toutes les données soient complètes et à jour. En effet, les règlements effectués par Booking Experts sont toujours basés sur les dernières factures liées aux réservations. Si les modifications apportées à une réservation ne sont pas traitées correctement, vous courez le risque qu'elles ne soient pas incluses dans le décompte.

Comment éviter cela ? Suivez vos modifications non facturées sur le site . Cet aperçu pratique indique les modifications de réservations qui n'ont pas encore été traitées. Prenons l'exemple d'une annulation pour laquelle une nouvelle facture n'a pas encore été créée, ou d'un client qui a ajouté un supplément pour lequel aucune facture n'a encore été émise. Étant donné que Booking Experts ne prend en compte que la dernière facture créée, ces modifications ne seraient pas prises en compte dans le règlement.

Notre conseil : vérifiez et traitez soigneusement cette page avant de commencer à créer les relevés finaux. Cela vous permettra de vous assurer que vos enregistrements sont corrects et d'éviter les erreurs inutiles.

Que faire lorsqu'un message "Pas à jour" apparaît dans Booking Experts ?

Il arrive que vous changiez quelque chose dans une réservation alors que vous avez déjà envoyé un décompte. Ce n'est pas un problème ! Dans ce cas, Booking Experts affiche une notification " Pas à jour " dans le module propriétaire. Vous pouvez facilement trouver ces notifications en filtrant le statut "Pas à jour" sur la page des relevés.

Vous souhaitez corriger une déclaration ? Commencez par la copier. Cette opération peut être effectuée individuellement ou en masse, en fonction du nombre de déclarations à corriger. Après l'avoir copiée, vous pouvez créer un projet de facture de correction. Cette facture fait en sorte que la déclaration existante soit créditée et qu'un nouveau projet soit créé.

Dans ce nouveau projet, vous verrez automatiquement les lignes créditées de la déclaration originale. Vérifiez que tout est correct et, lorsque vous êtes satisfait, vous pouvez finaliser et envoyer la facture rectificative. De cette façon, vous gardez une administration précise et professionnelle !

Automatisez vos relevés dans Booking Experts, prêts en 5 clics !

C'est peut-être une porte ouverte, mais Booking Experts est conçu pour automatiser. En le paramétrant correctement la première fois, vous pouvez être prêt à envoyer et à payer vos relevés en 5 clics. Le processus à suivre est le suivant :

• Dans les relevés attendus, vous pouvez créer de nouveaux relevés en masse ;
• Dans l'aperçu des décomptes, vous les trouverez avec le statut "Nouveau" ;
• Vous les sélectionnez en bloc et choisissez "Créer un projet de facture" ;
• Vous êtes redirigé vers les factures, où vous pouvez les sélectionner en masse et les envoyer ;
• Vous êtes redirigé vers lesfactures, où vous pouvez les sélectionner en masse et les envoyer ; Allez dans les"Factures à payer", où vous les sélectionnez en masse et créez un lot de paiement. Vous avez ainsi terminé les décomptes pour la période !

Clôturer les périodes pour éviter les erreurs

La clôture d' une période comptable est un élément important d'une fin d'année réussie. Lorsque vous avez envoyé et payé tous les relevés pour 2024 et que toutes les réservations ont été traitées, vous pouvez enfin clôturer la période.

Pourquoi est-ce si important ? La clôture d'une période garantit que vos comptes sont protégés contre toute modification ultérieure. En effet, une fois qu'une période est clôturée, plus aucune facture relevant de cette période ne peut être adaptée. Cela permet d'éviter les erreurs involontaires et de garantir une comptabilité rigoureuse.

Vous avez encore besoin d'une correction dans une période clôturée ? Pas de problème ! Il est possible de rouvrir temporairement la période pour y apporter des modifications. Veillez simplement à le faire avec précaution et à refermer la période immédiatement après, afin de préserver l'exactitude de vos données.