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Wie du mit Booking Experts sorgenfrei abrechnen kannst: 4 wichtige Tipps

Wie du mit Booking Experts sorgenfrei abrechnen kannst: 4 wichtige Tipps

Johan
4 Februar 2025
3 min read

Die Erstellung von Abrechnungen ist ein wichtiger Bestandteil einer transparenten Finanzverwaltung und guter Eigentümerbeziehungen. Damit dieser Prozess reibungslos abläuft, geben wir dir in diesem Blog vier praktische Tipps, die dir helfen werden, effizient und fehlerfrei zu arbeiten.

Stell sicher, dass du bei der Erstellung von Abrechnungen über aktuelle Daten verfügst

Beim Erstellen von Abrechnungen ist es wichtig, dass alle Daten vollständig und aktuell sind. Denn die Abrechnungen in Booking Experts basieren immer auf den aktuellsten Rechnungen, die mit den Reservierungen verknüpft sind. Wenn Änderungen an einer Reservierung nicht korrekt verarbeitet wurden, besteht die Gefahr, dass sie in der Abrechnung nicht berücksichtigt werden.

Wie kannst du dies verhindern? Behalte den Überblick über deine unabgerechneten Änderungen . Diese praktische Übersicht zeigt, welche Änderungen an Reservierungen noch nicht abgeschlossen sind. Zum Beispiel kannst du daran denken, wenn eine Stornierung noch keine neue Rechnung hat oder ein Gast ein Extra hinzugefügt hat, das noch nicht abgerechnet wurde. Da Booking Experts nur die zuletzt erstellte Rechnung betrachtet, würden diese Änderungen sonst außerhalb der Abrechnung bleiben.

Unser Tipp: Prüfe und bearbeite diese Seiten sorgfältig, bevor du mit der Erstellung der Endabrechnungen beginnst. So stellst du sicher, dass deine Aufzeichnungen korrekt sind und vermeidest unnötige Fehler.

 

Was ist zutun bei der Meldung 'Nicht aktuell' in Booking Experts?

Manchmal ändert man etwas an einer Buchung, nachdem man bereits eine Abrechnung gesendet hat. Kein Problem! In diesem Fall zeigt Booking Experts eine "Nicht aktuell"-Benachrichtigung unter dem Eigentümermodul an. Du kannst diese Benachrichtigungen einfach abrufen, indem du auf der Abrechnungsseite nach dem Status 'Nicht aktuell' filterst.

Auf der Abrechnungsseite kannst du den Status 'Nicht aktuell' filtern.

Du möchtest einen Abrechnung korrigieren? Dann beginne damit, diese zu kopieren. Dies kann einzeln oder in großen Mengen geschehen, je nachdem, wie viele Abrechnungen du anpassen möchtest. Nach dem Kopieren kannst du einen Entwurf einer Korrekturrechnung erstellen. Diese Rechnung führt dazu, dass die bestehende Bescheinigung gutgeschrieben und ein neuer Entwurf erstellt wird.

In diesem neuen Entwurf siehst du automatisch die gutgeschriebenen Zeilen des ursprünglichen Auszugs. Überprüfe, ob alles korrekt ist, und wenn du zufrieden bist, kannst du die Korrekturrechnung fertigstellen und versenden. Auf diese Weise haltest du deine Aufzeichnungen korrekt und professionell!

Automatisiere deine Abrechnungen in Booking Experts: Erledigt in 5 Klicks!

Vielleicht schon ein bekanntes Thema, aber Booking Experts ist darauf ausgelegt, zu automatisieren. Wir haben dies auch bei der Erstellung von Abrechnungen implementiert. Wenn du es gleich einrichtest, kannst du die Abrechnungen innerhalb von 5 Klicks versenden und bezahlen. Der Prozess, den du durchläufst, ist wie folgt: 

  • Bei den erwarteten Abrechnungen kannst du die neuen Abrechnungen in Massen erstellen;
  • In der Übersicht der Abrechnungen findest du diese mit dem Status 'Neu';
  • Du markierst sie in der Menge und wählst 'Rechnungsentwurf erstellen';
  • Du wirst zu den Rechnungen weitergeleitet, wo du sie auswählen und als Sammelrechnung versenden kannst;
  • Gehe in die Übersicht 'Zu zahlenden Rechnungen', wo du sie als Sammelrechnung auswählen und einen Zahlungsstapel erstellen kannst. Damit sind deine Abrechnungen für den Zeitraum abgeschlossen!

Zeiträume abschließen, um Fehler zu vermeiden 

Der Abschluss einer Buchhaltungsperiode ist ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Jahresabschlusses. Wenn du alle Abrechnungen für das Jahr 2024 verschickst und bezahlt hast und alle Rücklagen vollständig verarbeitet sind, kannst du die Periode abschließen.

Warum ist das so wichtig? Der Abschluss einer Periode stellt sicher, dass deine Konten vor späteren Änderungen geschützt sind. Denn sobald eine Periode abgeschlossen ist, können Rechnungen, die in diese Periode fallen, nicht mehr angepasst werden. Das verhindert unbeabsichtigte Fehler und sorgt für eine saubere Buchführung.

Du benötigst noch eine Anpassung in einem abgeschlossenen Zeitraum? Kein Grund zur Sorge! Es ist möglich, den Zeitraum vorübergehend wieder zu öffnen, damit du Änderungen vornehmen kannst. Achte nur darauf, dass du dies sorgfältig anpasst und die Periode unmittelbar danach wieder schließt, damit deine Aufzeichnungen korrekt bleiben.


Interessant? Dann lese auch Teil 1: Einrichtung oder Teil 3: Kommunikation

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