Automatische E-Mails: 3 Tipps, um Zeit zu sparen und das Gästeerlebnis zu verbessern

In der Hochsaison ist die Rezeption im Dauerstress. Neue Mitarbeiter haben kaum Einarbeitungszeit und Gäste viele Fragen. Mit automatisierten E-Mails kannst du diesen Druck reduzieren. Deine Gäste bekommen nämlich schon vor der Anreise Antworten auf ihre Fragen, während dein Team mehr Zeit für persönlichen Service hat.

Eine automatische E-Mail ist eine personalisierte Nachricht, die du auf Basis von Filtern  verschickst, die du selbst einstellst. So entscheidest du selbst, ob du eher allgemein oder sehr spezifisch kommunizieren möchtest. Mit diesen 3 Tipps holst du das Maximum raus.

1. Proaktiv kommunizieren

Eine Pre-Arrival-Mail verhindert viele Fragen an der Rezeption.

• Können Gäste ihr Kennzeichen schon vorher angeben?
• Hat das Restaurant eine neue Speisekarte und eine Reservierung sinnvoll?
• Gibt es Baustellen in der Nähe deines Parks?

Wenn du solche Infos im Voraus teilst, sparst du dir Anrufe und E-Mails. Gäste freuen sich über Klarheit und dein Team hat Ruhe. 

💡 Tipp: Richte automatische E-Mails in mehreren Sprachen ein (meist Englisch und Niederländisch), damit sich auch internationale Gäste sofort willkommen fühlen.

2. Deine Kanäle und Community pushen

Automatische E-Mails sind nicht nur praktisch, sondern auch super fürs Marketing. Nutze sie, um deine Reichweite zu vergrößern:

• Facebook ist bei Eltern sehr beliebt.
• Instagram und TikTok sind perfekt, um Teenager und Familien zu erreichen.
• Hol dein Animationsteam ins Boot - z.b: mit einem TikTok von der Wasserrutsche oder einem Instagram-Takeover.
  
  

Wähle den richtigen Moment: Schick zum Beispiel einen Monat nach der Buchung eine E-Mail mit Social Media Links an Familien mit Kindern. So steigt die Vorfreude und deine Reichweite wächst. Ergänze noch ein paar Tipps für Ausflüge in der Region, damit Gäste entdecken, wie abwechslungsreich Urlaub vor der Haustür sein kann.

3. Umsatz steigern mit Upselling

Mit automatischen E-Mails kannst du spielend leicht Zusatzumsatz generieren. Platziere einen Button in der Mail, über den die Gäste direkt Extras buchen können, wie z. B.:

• Bezogene Betten bei Ankunft
• Frische Brötchen jeden Morgen
• Fahrradverleih
  
  

Ist dein Restaurant ausgebucht? Biete einfach Lieferoptionen an. Eine einfache Pizza- oder Pommes-Option in einer automatischen E-Mail sorgt für Bequemlichkeit und für extra Umsatz bei dir.

Lust, automatische E-Mails einzurichten?

In Booking Experts stellst du automatische E-Mails ganz einfach und nach deinen Wünschen ein. Möchtest du mehr Tipps oder Unterstützung bei der Einrichtung? Melde dich gern, wir helfen dir jederzeit weiter.