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Monat für Monat stehen viele Ferienparks und Vermietungsorganisationen vor derselben Herausforderung: die Abrechnung mit Eigentümern.
Oft ist dieser Prozess aufwändiger, als er sein müsste – und in vielen Fällen liegt das daran, dass die Komplexität selbst geschaffen wurde.
Individuelle Sondervereinbarungen erschweren den Überblick und sorgen für unnötigen Stress.
Die Lösung: Vereinfachung und klare Strukturen – zum Vorteil für dich und deine Eigentümer. Denn Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Was ist eigentlich eine Eigentümerabrechnung?
Im Kern geht es darum, die erzielten Mieteinnahmen an den Eigentümer auszuzahlen – abzüglich der vereinbarten Provision. Dies kann für jede einzelne Unterkunft erfolgen oder gesammelt für eine ganze Gruppe (Pool).
In der Theorie klingt das unkompliziert, in der Praxis entstehen jedoch zahlreiche Variablen:
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Rechnest du pro Buchung, Monat, Quartal oder Jahr ab?
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Wann erfasst du die Einnahmen? Vor Anreise? Nach Abreise? Oder mit Monatsüberschneidung?
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Werden Zusatzkosten (Haustiere, Endreinigung) an den Eigentümer weitergegeben? Wenn ja: komplett oder anteilig?
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Ziehst du offene Rechnungen des Eigentümers vor der Auszahlung ab?
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Hast du unterschiedliche Provisionssätze je nach Saison, Aufenthaltsdauer oder Buchungskanal?
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Machst du Pool-Abrechnungen mit variablen Tages- oder Periodenwerten?
Und das ist nur der Anfang. Theoretisch kannst du alles individuell regeln. Die Frage ist jedoch, ob man das auch wirklich will? Wer für 50 Eigentümer 50 unterschiedliche Modelle pflegt, investiert sehr viel Zeit in die monatliche Abrechnung.
So viele Sonderwünsche
Klar, manchmal will man einem Eigentümer mit Sonderkonditionen entgegenkommen, um ihn ins Boot zu holen. Vertrieblich nachvollziehbar, jedoch operativ eher schwierig.
Empfehlenswert ist daher eine klare Struktur mit einheitlichen Grundprinzipien, zum Beispiel:
- Gleiche Abrechnungszeiträume
Sorge dafür, dass alle Abrechnungen zu festen Terminen passieren.
Startet ein neuer Eigentümer am 22.? Mach zuerst eine kurze Abrechnung bis Monatsende – danach läuft er im normalen Rhythmus mit. - Einheitliche Einstellungen
Haustiergebühren werden an Eigentümer weitergegeben?
Dann für alle in der gleichen Gruppe – sonst herrscht Chaos. - Sinnvolle Gruppierung
Fasse Eigentümer zusammen nach:
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Unterkunftstyp (Standard, Deluxe, …)
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Größe / Kategorie (2-Personen-Studio vs. 8-Personen-Villa)
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Ausstattung (z. B. Wellness, frisch renoviert)
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Eigentümer-Typ (Fixertrag vs. prozentuale Provision)
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Am Ende gilt: Du machst die Regeln. Das bringt Klarheit für dich und für deine Eigentümer.
Transparenz schafft Vertrauen
Eindeutige, nachvollziehbare Vereinbarungen reduzieren Rückfragen und verhindern Missverständnisse.
Eigentümer, die jederzeit Einblick in ihre Abrechnungen und deren Berechnung haben, fühlen sich sicherer und besser informiert.
Sollte dennoch ein Fehler auftreten – etwa ein falscher Mehrwertsteuersatz – lässt sich dieser schnell und unkompliziert korrigieren.
Das stärkt die Beziehung und das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Eigentümern.
Effizienz durch Automatisierung
Abrechnungen in Excel? Formeln per Hand? Das war gestern.
Moderne Systeme erfassen Reservierungsdaten und Mieteinnahmen an einem Ort, berechnen automatisch auf Basis Ihrer Vorgaben und ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie Erstellung der Abrechnung – oft per Knopfdruck.
Änderungen an einer bereits abgerechneten Buchung? Du bekommst automatisch eine Benachrichtigung und kannst direkt reagieren. So sieht echte Transparenz aus
Fazit: Klare Strukturen für weniger Aufwand
Mit einer klaren und konsistenten Abrechnungsstruktur sparst du Zeit, reduzierst du Fehlerquellen und steigerst das Vertrauen deiner Eigentümer.
Wenn du deine Prozesse optimieren möchten, unterstützen wir dich gerne – selbstverständlich unverbindlich.
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Manon
