Als recreatieondernemer in hart en nieren heb je vaak één doel, je gasten een onvergetelijke ervaring bieden. Wanneer zij tevreden jouw park verlaten, is jouw missie geslaagd. Een geautomatiseerde guest journey draagt op vele manieren bij aan deze gasttevredenheid. Wij hebben een blogreeks geschreven zodat jij de ultieme guest journey kunt creëren en zoomen in dit deel in op fase 4 van de guest journey; Pre-arrival.

Fase 4: Pre-arrival

Het pre-arrival moment is een belangrijke fase in de guest journey. Hier bouw je verwachtingen op en zorg je ervoor dat je gasten zich welkom en voorbereid voelen, nog voordat ze arriveren. In dit hoofdstuk bespreken we hoe je met geavanceerde automatiseringen en persoonlijke aandacht een zorgeloze en gastvrije ervaring kunt bieden.

Automatische e-mails: gerichte communicatie

Communicatie tijdens de pre-arrival fase is essentieel. Met e-mails die op precies het juiste moment automatisch verstuurd worden, kun je gasten voorzien van alle benodigde informatie en hen enthousiasmeren voor hun verblijf. 

Praktische tips

• Welkomst e-mail: Bedank gasten voor hun reservering en geef een overzicht van wat ze kunnen verwachten tijdens hun verblijf.
• Check-in instructies: Duidelijke details over incheckprocedures, inclusief openingstijden en locatie.
• Reistips: Deel praktische informatie zoals de dichtstbijzijnde parkeergelegenheden, openbaar vervoer of lokale evenementen.
• Upselling: Bied je gasten extra’s aan om hun vakantie compleet te maken. Denk aan een mail waarin je het paasontbijt onder de aandacht brengt bij alle gasten die tijdens het paasweekend verblijven.

Kentekenherkenning: gemak bij aankomst

Voor accommodaties met parkeergelegenheid kan kentekenherkenning een grote meerwaarde bieden. Het versnelt het incheckproces op drukke aankomstdagen. De gast kan van tevoren zijn kenteken doorgeven en krijgt op deze manier automatisch toegang tot de slagboom van je park. Nadat de gast door de slagboom is gereden krijgt je receptie automatisch een seintje, zo weet je gelijk wanneer de gast gearriveerd is. Voorbeelden van kentekenherkenning systemen zijn Salto en CAT.

Schoonmaak en technische dienst: voorbereiding achter de schermen

Een vlekkeloze accommodatie is essentieel voor een goede eerste indruk. Tijdens de pre-arrival fase kunnen schoonmaak- en technische teams ervoor zorgen dat alles perfect in orde is. Door deze processen te documenteren en automatisch in te plannen voorkom je miscommunicatie en komt de gast nooit voor vervelende verrassingen te staan.

Efficiëntie verbeteren:

• Gebruik een geautomatiseerd systeem gekoppeld aan je reserveringssysteem om schoonmaaktaken en technische controles te plannen. Doordat dit geïntegreerd is met je reserveringssysteem kun je eenvoudig rekening houden met de aankomst- en vertrekdagen.

Conclusie

De pre-arrival fase biedt talloze mogelijkheden om de verwachtingen van gasten te overtreffen. Door slimme technologieën te combineren met persoonlijke aandacht, kun je een blijvende indruk achterlaten voordat het verblijf zelfs maar begint. Een gestroomlijnde voorbereiding is de sleutel tot een tevreden gast en een vlekkeloze start van hun ervaring.

Na de pre-arrival is het tijd voor de fase waar het uiteindelijk allemaal om draait.. het verblijf! Lees in ons blog hoe je dit zo onvergetelijk mogelijk maakt.