Elke maand hetzelfde dilemma: de afrekeningen met eigenaren. Herkenbaar? Voor veel vakantieparken en verhuurorganisaties blijft het een lastige klus. En dat is zonde, want in de meeste gevallen is de complexiteit zelf gecreëerd. Door afwijkende afspraken te maken, verlies je het overzicht en creëer je onnodige stress. Mijn advies? Maak het simpel. Voor jezelf én voor je eigenaren. Want transparantie is de sleutel tot vertrouwen.
Wat is een afrekening eigenlijk?
Een afrekening met een eigenaar draait in de basis om één ding: de uitbetaling van de gerealiseerde huur, verminderd met de afgesproken commissie. Dat kan per accommodatie zijn, of per groep (poule).
Klinkt simpel? In de praktijk blijkt het vaak het tegenovergestelde. Hieronder zie je een greep uit de variabelen die je tegen kunt komen in een afrekening. Klaar voor de lijst?
- Reken je per reservering, maand, kwartaal of jaar af?
- Wanneer bereken je de opbrengsten? Voor aankomst? Op basis van de vertrekdatum? Of met een overlap in maanden?
- Worden kosten zoals huisdieren of schoonmaak doorgerekend aan de eigenaar? En zo ja: voor 100% of een percentage?
- Verreken je openstaande facturen van eigenaren vóórdat je uitbetaalt?
- Gebruik je verschillende commissiepercentages per seizoen, verblijfsduur of boekingskanaal?
- Maak je poule-afrekeningen met afwijkende waarden per dag of per periode?
En dat is nog maar het begin. Alles kan worden afgesproken, maar wil je dat ook? Als je 50 eigenaren allemaal op een andere manier afrekent, omdat Hans net iets beter onderhandeld heeft dan Karin, creëer je een wekelijkse fulltime taak voor jezelf: afrekeningen maken.
Zoveel mensen, zoveel wensen — maar houd het werkbaar
Natuurlijk wil je soms maatwerk bieden. Even nét iets extra’s om die ene eigenaar binnen te halen. Commercieel gezien begrijpelijk. Operationeel? Niet ideaal.
Kies voor een duidelijke structuur. Gebruik gerust verschillende commissieafspraken, maar bouw je systeem op vanuit deze drie principes:
- Gelijke periodes
Zorg dat alle afrekeningen op vaste momenten vallen. Start een nieuwe eigenaar op de 22e? Maak dan eerst een korte afrekening tot het einde van de maand, zodat hij daarna netjes meedraait met de rest. - Consistente instellingen
Bereken je huisdierkosten door aan de eigenaar? Doe dit dan voor alle eigenaren in dezelfde groep. Zo voorkom je chaos. - Logische groepering
Groepeer eigenaren op basis van:
- Type accommodatie (Standaard, Deluxe, etc.)
- Grootte of soort (2-persoons studio vs. 8-persoons villa)
- Faciliteiten (bijv. wellness of recent gerenoveerd)
- Type eigenaar (bijv. rendementsovereenkomst vs. procentuele commissie)
En het allerbelangrijkste: jij bepaalt de spelregels. Dat houdt het overzichtelijk voor jou én voor je eigenaren.
Transparantie = vertrouwen
Een simpele, heldere afspraak zorgt voor rust. Niet alleen voor jou, maar ook voor de eigenaar. Geen verrassingen, minder vragen, en ruimte om te focussen op wat echt telt.
Doordat eigenaren volledig inzicht hebben in hun afrekeningen en de berekening ervan, hoeven ze minder vaak aan de bel te trekken. En als ze wél iets opmerken — zoals een verkeerd btw-percentage — help je elkaar verder. Jij corrigeert, zij vertrouwen je meer.
Laat het systeem het werk doen
Afrekeningen in Excel? Zelf formules bijhouden? Handmatig berekenen in je financiële pakket? Dat was vroeger. Vandaag werk je met een systeem dat het werk voor je uit handen neemt.
Zorg dat je reserveringsgegevens en huuropbrengsten op dezelfde plek staan als waar je de afrekeningen maakt. Laat het systeem op basis van jouw instellingen automatisch berekenen, steekproefgewijs controleren, en met één druk op de knop versturen. Dat scheelt tijd én fouten.
En verandert er iets in een reservering die al is afgerekend? Dan wil je daar automatisch een melding van. Zo kun je corrigeren en flexibel inspelen op wijzigingen. Dat is pas transparantie.
Klaar voor eenvoud?
Wil jij af van de maandelijkse afreken twijfel? Dan is het tijd voor structuur. Wil je sparren over jouw afrekenmodel? Dan reken ik je daar natuurlijk niet op af.
Vraag nu vrijblijvend een Demo aan.
Manon
